Alguien de tu empresa está haciendo esto ahora mismo.
Abrió la versión gratuita de ChatGPT, copió el email de un cliente, lo pegó y le pidió al modelo que redactara una respuesta. O pegó un CSV de leads para "encontrar las mejores cuentas a las que hacer seguimiento". O una previsión de renovaciones con nombres de cuentas y cifras de ingresos.
Es rápido. Es cómodo. Y dentro de la Unión Europea es ilegal.
No es una opinión. Es la lectura literal de dos reglamentos que ya están en vigor en los 27 Estados miembros: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el Reglamento de IA de la UE (Reglamento (UE) 2024/1689). Las sanciones son reales, las autoridades de control ya han empezado a aplicarlas y "no lo sabíamos" no es una defensa admisible.
Este es el artículo que reenvías al compañero que sigue haciéndolo.
La infracción concreta: el artículo 28 del RGPD
Cuando un empleado pega datos personales en ChatGPT gratuito, la empresa para la que trabaja está transfiriendo datos personales a un encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD regula exactamente esa relación y exige un contrato por escrito — normalmente un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) — entre el responsable del tratamiento (tú) y el encargado del tratamiento (OpenAI). El DPA debe definir la finalidad, la conservación, los subencargados, las medidas de seguridad, la notificación de violaciones de seguridad y los derechos de los interesados.
El producto gratuito de ChatGPT no ofrece ningún DPA para las cuentas de consumidor. Los Términos de Servicio para consumidores de OpenAI indican expresamente que las conversaciones pueden usarse para entrenar y mejorar los modelos. No hay paquete de Cláusulas Contractuales Tipo, ni compromiso de residencia de datos en la UE, ni restricción contractual sobre los subencargados. Desde el punto de vista del RGPD, no tienes base jurídica para la transferencia, ni garantías contractuales sobre los datos, ni forma de atender el derecho de supresión de un cliente una vez que los datos se han incorporado al entrenamiento.
El Garante italiano lo consideró lo bastante grave como para prohibir temporalmente ChatGPT en marzo de 2023 e imponer una multa de 15 millones de euros en diciembre de 2024 por los datos de entrenamiento y la falta de base jurídica. La autoridad neerlandesa de protección de datos y la CNIL (Francia) han publicado orientaciones formales que llegan a la misma conclusión. La posición de las autoridades de control europeas es ahora uniforme.
La segunda capa: el Reglamento de IA de la UE
El Reglamento de IA de la UE entró en vigor el 1 de agosto de 2024, con una aplicación escalonada de las obligaciones. La disposición más relevante para el uso cotidiano en la oficina es el Artículo 4 — Alfabetización en materia de IA, que se aplica desde el 2 de febrero de 2025 a todos los proveedores y responsables del despliegue de sistemas de IA, independientemente de su clasificación de riesgo.
El texto es breve e inequívoco. Las empresas deben adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA entre el personal que se ocupa del funcionamiento y la utilización de sistemas de IA, teniendo en cuenta sus conocimientos técnicos, su experiencia, su educación y su formación, el contexto en el que se van a utilizar los sistemas de IA y las personas o los colectivos de personas en los que se van a utilizar.
En la práctica: si tu equipo de operaciones de ventas está pegando exportaciones del CRM en ChatGPT y nadie le ha formado sobre lo que eso implica, también incumples el artículo 4. Necesitas un programa documentado — aunque sea un documento de una página y una confirmación firmada — que cubra el uso aceptable, las categorías de datos prohibidas y las herramientas aprobadas.
A medida que el Código de Buenas Prácticas para la IA de uso general se vaya aplicando a lo largo de 2025 y 2026, será más difícil alegar desconocimiento de esta exigencia.
Qué cuenta realmente como dato personal aquí
Un número sorprendente de equipos se convence de que "un prompt rápido" no tiene importancia porque solo han pegado un nombre o un email. Según el artículo 4(1) del RGPD, dato personal es toda información sobre una persona física identificada o identificable. Eso incluye lo evidente — nombres, emails, números de teléfono, direcciones — y lo no tan evidente: direcciones IP, IDs de cliente que remiten a personas concretas, números de cuenta, el texto de los tickets de soporte, fotos de tarjetas de visita, capturas de pantalla de una página del CRM, listas de directivos de cuentas identificadas por su nombre e incluso cargos cuando se combinan con el nombre de la empresa.
Las categorías especiales de datos — salud, religión, biometría, afiliación sindical, orientación sexual — activan el artículo 9 del RGPD y conllevan requisitos adicionales estrictos. Pegar una reclamación de gastos médicos, una candidatura de empleo o una nota de una investigación de RR. HH. en ChatGPT gratuito es el peor escenario posible.
El riesgo no depende de cuántos datos pegues. Un solo registro de cliente tratado sin base jurídica ya es una infracción.
La exposición real: cómo es una auditoría
Si tu autoridad de protección de datos abre una investigación, las preguntas son previsibles:
¿Qué herramientas de IA usan los empleados, formal o informalmente? ¿Quién decidió que eran adecuadas? ¿Dónde está la evaluación de riesgos? ¿Qué proveedores tienen un DPA firmado y qué cubre? ¿Se ha realizado una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (DPIA) para el tratamiento? ¿Qué evidencias tienes de las obligaciones de alfabetización del artículo 4? ¿Qué registros existen de qué datos se han tratado y dónde?
Para la mayoría de las empresas, la respuesta honesta a todas esas preguntas es "nada". Esa es la brecha que desencadena las multas, no la tecnología en sí.
Las sanciones del RGPD llegan hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global, lo que sea mayor. Las multas del Reglamento de IA de la UE por incumplir las obligaciones de los operadores llegan hasta 15 millones de euros o el 3% del volumen de negocio anual global. No son teóricas — Meta, OpenAI, Clearview y varios responsables del tratamiento de tamaño medio ya han recibido multas de varios millones de euros por hechos similares.
Dos vías conformes que puedes tomar esta semana
Vía 1 — Pasa a un plan enterprise con DPA
Microsoft Copilot for Business, ChatGPT Enterprise, Google Workspace con Gemini Enterprise y Anthropic Claude for Work incluyen DPA firmados, no entrenan con los prompts de los clientes, ofrecen opciones de residencia de datos en la UE y herramientas de administración para auditoría y conservación.
El DPA es lo que lo desbloquea todo. Establece la relación responsable–encargado del artículo 28, define la limitación de la finalidad y te da la base contractual que necesitas para permitir que los empleados peguen datos de clientes dentro de un ámbito claramente definido.
Combínalo con una Política de Uso Aceptable de IA por escrito que nombre las herramientas aprobadas, prohíba las versiones de consumo y enumere las categorías de datos prohibidas. Despliega la política como parte del programa de alfabetización del artículo 4 y haz que todo el mundo confirme que la ha leído. Esa única combinación — plan enterprise más AUP más confirmación de la formación — cierra tanto la brecha del RGPD como la del Reglamento de IA para el uso cotidiano en la oficina.
Vía 2 — Anonimiza antes de escribir el prompt
Si todavía no puedes pasar a un plan de pago, la vía legal más barata es no pegar nunca datos personales. Sustituye los nombres por "Cliente A", reduce los emails a "[eliminado]", resume el historial de compras como "cuenta enterprise de alto valor en un sector regulado". El modelo sigue entendiendo la estructura, tu equipo sigue ganando productividad y ningún dato personal sale de tu perímetro.
Es la misma lógica que lleva décadas funcionando con las carpetas compartidas públicas. El principio de minimización de datos del artículo 5(1)(c) del RGPD lo fomenta expresamente. Bien hecho, no cuesta nada y elimina la infracción por completo.
Algunas reglas operativas que ayudan:
- La anonimización debe ser irreversible. La seudonimización (sustituir nombres por códigos que después permiten volver a identificar a la persona) sigue produciendo datos personales según el RGPD y sigue requiriendo una base jurídica.
- No pegues exportaciones en bruto. Los extractos del CRM, las hojas de cálculo, las capturas de pantalla y los PDF filtran a menudo identificadores que una lectura rápida no detecta.
- Cuidado con las inferencias. A veces, la combinación de cargo, empresa y ubicación basta para identificar a una persona concreta — y eso también cuenta.
Lo que Privum recomienda a sus clientes
Para la mayoría de los clientes mid-market y scale-ups, la respuesta correcta son las dos cosas — desplegar un plan enterprise para los equipos que necesitan legítimamente tratar datos reales de clientes con ayuda de IA, más una cultura de anonimizar primero para todos los demás. Añade una Política de Uso Aceptable de IA documentada, una breve sesión de alfabetización con constancia por escrito y un registro de herramientas de IA aprobadas. Todo ese paquete se puede preparar y desplegar en un solo sprint.
El modo de fallo caro es el silencio. Los equipos que pegan datos de clientes en las herramientas gratuitas no actúan con mala intención — son personas productivas que usan la mejor herramienta que han encontrado. El trabajo de la función de seguridad y protección de datos es darles una versión legal de esa misma productividad, no enviar un memorándum diciéndoles que paren.
En resumen
Si operas en la UE y no sabes si alguien de tu empresa está usando la versión gratuita de ChatGPT con datos de clientes, la respuesta operativa es "sí, alguien lo está haciendo". La respuesta de cumplimiento es que el artículo 28 del RGPD ya lo convierte en una infracción, con sanciones que van desde una orden correctiva hasta multas de varios millones de euros, y el artículo 4 del Reglamento de IA de la UE añade una obligación de alfabetización que no puedes acreditar.
Dos vías lo resuelven: pagar un plan enterprise con un DPA firmado o formar a tu equipo para que anonimice todo antes del prompt. Las dos son rápidas. Ninguna es opcional.
Si quieres una plantilla de una página de Política de Uso Aceptable de IA alineada con estos requisitos, o ayuda para impartir una sesión de alfabetización que cumpla el artículo 4, ponte en contacto con nosotros — publicamos la plantilla gratis e impartimos la sesión a precio de coste en los primeros proyectos.